Firma

Seit 30 Jahren steht RLE INTERNATIONAL für innovatives Know-how in den Kernbereichen Engineering und Konstruktion. Im Laufe der Jahrzehnte vermochte es das Unternehmen, seine Kompetenzfelder immer weiter auszubauen und neue Geschäftsfelder zu erschließen. Heute ist das Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitern weltweit vertreten.

Herrausforderung

Um sämtliche Unterstützungsprozesse stetig weiterzuentwickeln und an die sich wandelnden Rahmenbedingungen anzupassen, werden viele interne Projekte aus den unterschiedlichsten Bereichen zeitgleich abgewickelt. Methodik und Werkzeuge waren bislang nicht einheitlich. Daraus ergaben sich die folgenden Probleme:
  • Fehlende Übersicht über die laufenden und die geplanten Projekte
  • Fehlende Transparenz in der Projektplanung und im Projektverlauf (Zeit, Kosten und Qualität)
  • Dezentrale Ablagesysteme
  • Kein systemgestützter Freigabeprozess zur Initiierung von Projekten und zur Freigabe von nächsten Projektschritten
  • Viel manueller Pflegeaufwand im Projektreporting
Die Verantwortung für die internen Projekte liegt direkt bei der Geschäftsführung. Da diese gegenüber den 'internen Kunden' aussagefähig sein muss, forderte sie:
  • reproduzierbare Transparenz
  • ein Portfoliomanagement
  • ein einheitliches Reporting
  • verbindliche Aussagefähigkeit

Lösung

Die RLE INTERNATIONAL entschied sich, alle internen Projekte in projecterus abzubilden. Dies wurde über eine Onpremise-Lösung realisiert, die allerdings außerhalb der eigenen IT gehostet wird.

Gemeinsam mit der projecterus GmbH wurde ein Lastenheft erarbeitet, das die Anforderungen der RLE detailliert beschreibt. Auf Basis des Lastenheftes wurde entschieden, dass man zur Umsetzung einen agilen Ansatz wählt. Dieser erlaubt eine höhere Flexibilität in Bezug auf die zu liefernden Funktionen, bei gleichzeitig bekannten Projektgesamtkosten. Da der Großteil der geforderten Funktionalitäten bereits in projecterus abgebildet war, konnte eine erste Teststellung bereits nach wenigen Tagen in Betrieb genommen werden. Ein ausgewählter Personenkreis hat darin erste Projekte abgebildet und den Funktionsumfang von projecterus ausgiebig getestet. Dabei wurden 2 große Vorteile direkt offensichtlich:

1.) dass zur Nutzung lediglich ein Web-Browser notwendig ist
2.) die strukturelle Klarheit, die sich durch die systematische, Software-gestützte Bearbeitung der Projekte ergab

Nach Umsetzung der notwendigen Anpassungen, sie sich vor allen Dingen auf den Bereich des automatisierten Reportings bezogen, wurde das System Mitte 2014 voll produktiv geschaltet.

Damit hat die RLE einen wesentlichen Schritt für eine erhöhte Transparenz bei der Bearbeitung der internen Projekte geschaffen. Alle Projektleiter haben einen unmittelbaren Überblick über den Projektverlauf , die Teammitglieder haben ein klares Bild darüber, welche Aufgaben sie in welchem Zeitrahmen zu erledigen haben, und die Unternehmensleitung einen Überblick über die laufenden und geplanten internen Projekte.

Abschließend lässt sich feststellen:
Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse hat geklappt. Jedes Teammitglied ist nun in der Lage jederzeit und überall auf die jeweiligen Projekte zuzugreifen. Jeder erhält die Informationen, die er benötigt und sieht weit im Voraus, wie es um 'seine' Projekte steht.

Ergebnis

  • Zeitersparnis, da lästiges Nachfragen ein Ende hat.
  • Probleme werden früh genug erkannt und können aus der Welt geschafft werden.
  • Transparenz. Es gibt keine Missverständnisse mehr, da jeder genau die Informationen erhält, die er benötigt um seinen Job zu machen.
 

Vertriebspartner werden

Setzen Sie auf ein modernes und attraktives System! Für die Vermarktung unseres Produktes suchen wir jetzt bundesweit zuverlässige Projektpartner und Systemhäuser, die unsere Kunden vor Ort professionell, zuverlässig und engagiert betreuen.